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ホテル・旅館のインカムの課題と音声DX「BONX WORK」による解決策

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ホテル・旅館ではスタッフ間の音声連絡手段として、インカムや構内PHSが昔から使われています。
しかし、昨今の法改正や新たな音声通信機器の出現を受けて、ホテルや旅館におけるスタッフコミュニケーションは次世代に移り変わりつつあります。
そこで、ここではホテル及び旅館におけるインカムの現状の課題を解説しつつ、昨今耳にする「音声DX」と呼ばれる、ITを使った新たなコミュニケーションツールをご紹介します。

ホテル・旅館におけるスタッフ間の音声連絡の現状

ホテルフロント

ホテルや旅館といった宿泊施設では、古くからインカムやPHS、内線電話をスタッフ間のコミュニケーション手段として利用しています。
遠く離れたスタッフに指示伝達をする際には、非常に重宝する連絡手段ではありますが、昨今はスマホを介した新たなツールも幾つか認知されるようになり、ここ数年の間でIT技術を駆使した「DX化」の波が宿泊業界にも波及している現状が垣間見えます。

ホテル・旅館の音声連絡はインカムに依存傾向

ただし、現状はホテルや旅館の音声連絡手段として「インカム」が大部分を占めている印象です。
もともと構内PHSや内線電話を使用していた宿泊施設が、インカムに切り替えるパターンはしばしば伺うことができ、無線通信機器の販売店の増加、及び営業力の強さが現在の無線通信市場に表れていると見ることができます。

→ホテルによるインカムの使用例

構内PHSから代替えを探しているホテル・旅館が多数

受付ホテル

2023年3月に公衆PHSのサービス提供が終了を予定しており、これを受けて、現在もPHSを使用しているホテルや旅館は、相次いで代替えとなる通信手段を模索しています。
ちなみに、上記で終了となるPHSは、あくまでも公衆向けでありますが、ホテルや旅館によっては一般向けのPHSをスタッフに渡しているところもあるので、当該施設では買い替えが必要となります。
一方でPHSアンテナを建物に立てて、構内PHSとして完全に内線化をするのであれば、2023年3月以降でも使用を続けることができます。
ただし、こちらも旧型の「スプリアス規格」の機種を使用している場合は、2022年12月以降は使用が禁止されます。
専門家でなければ自社が使用しているPHSの規格は分かりませんので、基本的にPHSを使用しているホテル及び旅館は、ここ数年のうちに買い替えを余儀なくされそうです。

サービスの終了後も使い続けることはできる?

サービス終了後も突然電波を受信しなくなるわけではありません。
厳密に言うと、本体が活きている限りは使い続けることはできます。ただし、電波は国が管理しており、総務省管轄の電波法と呼ばれる法律に抵触することになるため、サービス終了後に引き続き使用することはおすすめできません。
特にホテルや旅館のようなtoCビジネスでは、SNSによる拡散や炎上が昨今懸念されますので、コンプライアンスを大切にすることは企業ブランドを守ることにも繋がるはずです。

ホテル・旅館におけるスマホ内線の注意点

一方で昨今は「スマホ内線」といったワードがトレンドに上がっています。
インターネット回線を使用することで、通話料を無料に抑えることが可能で、スタッフ間の通信手段として重宝されるようになりました。
しかし、ホテルや旅館といった宿泊施設でスマホを内線化する場合は、下記のような注意点があります。

スタッフが所有しているスマホは極力使用しないこと=自社でスマホを用意する
・お客様の前でスマホを出す機会は最小限にすること
・スマホをスタッフの連絡手段として使用する際は、必ずイヤホンマイクをつけること

スマホによる内線化は、まさに近年持ち上げられている「音声DX」化の走りと言えますが、本体の端末を宿泊客に見せると印象が悪くなるため、ホテルや旅館で使用する際は、インカムと同じ感覚でイヤホンマイクを装着することが推奨されます。

ホテルでIP無線機はおすすめできない理由

IP無線機

IP無線機は、見た目は業務用無線機とほぼ同じですが、電話回線を利用した通信機器となるため、一般のインカムとは少し異なります。
現在使用している業務用のアナログ無線機は、2024年12月以降使えなくなるため、ホテルや旅館の中には、見た目や使用感が変わらないIP無線機に切り替えを検討しているところも多いようです。
しかし、IP無線機はauやdocomoの電話回線を使用するため、月額で2000円前後の固定通信料が台数分発生します。
ホテルで普段20台の業務用無線機を使っている場合は、それだけでランニングコストがかさんでしまい、デジタル無線機をリース契約した方が安上がりになることも多いです。
また、通信エリアが圏外の場所では利用が不可となりますので、高原地帯や山岳にあるリゾートホテルや旅館の場合は、必ずロケテストをして通信できることを確認しなければなりません。

ホテル・旅館が抱えるインカム・トランシーバー・無線機の課題

ホテル外観

ホテルや旅館の多くが現状利用しているインカム(トランシーバー・無線機)は、性能自体は年々向上しているものの、従来と変わらない“インカムならではの課題”が残されています。

ホテルは高層階にてインカム(業務用無線機)が繋がらない場所が多い

高層階かつ鉄筋コンクリート造のホテルや、小規模ながらも入り組んだ造りの旅館では、インカムの電波が届かない箇所が多くあります。
どんなにインカム本体の性能が上がっても、電波の出力自体は法律で決められているため、通信飛距離は従来と変わりません。
特に敷地面積が大きく、宿泊棟が高層階となるホテルでは、10階建ての建物で1階から5階までしか届かない、なんてことがざらにあります。
業務用無線機の出力は4Wもしくは5Wと決められていますので、現状で通じないエリアは諦めるしかありません。

旅館では別館や厨房でインカム(特小)が繋がらない

また、旅館ではもっさりとした業務用無線機よりも、特定小電力トランシーバー(特小)が推奨されますが、特小は最大0.01Wという微弱な電波となるので、角部屋や厨房、別館など、届かないエリアも多くあります。
特小では中継器を中間地点に設置することにより、論理的に飛距離を2倍に伸ばすことができますが、実際はそううまくはいかず、「中継器を置いてもまったく変わらない」ことも頻繁にあります。
中継器は電源供給が必要となるので、設置場所にコンセントが必要となるのも、旅館という性質上難しい様子です。

インカムが重くてスタッフの業務に支障がでる

インカムの中でも業務用無線機は300〜500g弱の重量があるため、スタッフが着用するホテル制服によっては、腰に装着するとズボンがずり落ちてしまうことがあります。
業務用無線機は本体裏のベルトクリップ、もしくはホルスターを腰ベルトに引っかけるため、ベルトがないタイプのホテル制服の場合は制服のデザインを変更するか、ウエストベルトを指で押さえながら歩くことになります。
見た目で非常に不便となり、スタッフからも「インカムが重くて業務に集中できない」とクレームが上がってくることもしばしばあります。

インカムは壊れやすい。イヤホンマイクの買い替え頻度も高い

インカムは精密機械となるので、一度地面に落としただけで故障する可能性があります。
インカムはホテルや旅館では備品として扱われますが、備品にしては高額な代物になりますし、仮にスタッフの不注意で壊してしまっても、損害を被るのはホテル側となります。
修理代も数万円するため、使用及び保管には細心の注意が必要です。
また、イヤホンマイクは現状純正のコードレスはありませんので、コードの断線に気を付けなければなりません。

イヤホンマイクは1本3000~6000円程度となりますが、ホテルによってはラフな使い方をして、2か月に1度くらいの頻度で買い替えるところもあります。
多くのホテルは備品に使える月の予算が決まっているため、「インカムの修理代とイヤホンマイクの買い替えが予算を圧迫している」と不満を口にするところも少なくありません。

→その他インカム及び業務用無線機のデメリット

アナログ無線機は2024年12月以降法律で禁止される

無線機3台

現在使われている業務用無線機のうち、免許制のアナログ無線に関しては、2024年12月1日以降使用することが禁止されます。
アナログからデジタルの移行は2010年頃から囁かれていましたが、2024年を皮切りに、業務用無線機は登録局と呼ばれるデジタル無線機に完全移行する運びとなりました。

→2024年12月以降アナログ無線機が禁止される背景と詳細

アナログ無線機の代わりは早いうちに探すべき

一般のホテルや旅館で使われているアナログ無線機は、ほぼすべてが2024年12月以降は使えなくなるため、ホテル・旅館を含む宿泊業界全体で、スタッフ間のコミュニケーションツールの見直しが現在図られています。
デジタル無線機に買い替えるにしろ、別の音声DXを使用するにしろ、スタッフが業務に慣れるまでは相応の期間が必要となりますので、現在アナログ無線機を有しているホテルや旅館の購買担当者は、なるべく早い段階で、新たな連絡手段の確保に移ることが求められます。

ホテル・旅館は新たなインカム及び音声DX化が急務

2023年3月のPHSサービスの終了、及び2024年11月末日のアナログ無線機の終了は、ホテル及び旅館にとっての大きな転換期となります。
それと同時に、上述したインカムの課題をこれまで解決できずにやり過ごしてきたホテルや旅館は、最新のIT技術を駆使した新たなインカム、及びDXを取り入れる絶好の機会とも捉えることができます。

→ホテルのDX化の例

ホテル・旅館における理想の音声DX「BONX WORK」とは

次世代音声DXの先駆けとなる「BONX WORK」は、スマホを自社オリジナルの技術で内線化ツールとして昇華した新たなコミュニケーションツールです。
スマホに専用アプリBONX WORKをインストールするだけで使用が可能で、基本料金は1アカウント1000円以下とランニングコストも低く抑えられています。
BONX WORK純正イヤホンマイクはBluetoothイヤホンとなるので、これまで煩わしく感じたコードがなくなるだけでも、ホテルスタッフの業務ストレスは大きく軽減されるはずです。

→BONX WORKが用意する2種類のイヤホンマイクを紹介

次世代のインカム「BONX WORK」の使用例

BONX WORKはスマホを使った同時通話型コミュニケーションツールとなりますが、本体は常にポケットに入れておくだけなので、使用感はインカムとほぼ変わりません。
昨今はスマホも小型化・軽量化が進んでいますので、制服の内ポケットに隠れるサイズの端末を選べば、業務用無線機を腰に提げているときに宿泊客がスタッフに感じる「監視されている感」がなく、見た目もすっきりします。
また、BONX WORKアプリ内のトークルームを用いることにより、ルームに割り当てられたユーザーのみと会話をすることができます。
インカムにおけるチャンネル設定に通じるものとなりますので、ホテルであれば、マネージャーとベッドメイキングスタッフで1つの部屋、レセプションと送迎ドライバーで1つの部屋を作るのはいかがでしょうか。
旅館であれば仲居さんと厨房、本館と別館の受付、事務所と清掃員を繋ぐ部屋を作ることによって、「必要な人に必要な情報」を届けることができます。

→BONX WORKの具体的な使用方法やホテルにおける事例

ホテル・旅館は連絡手段であるインカムの見直しを

清掃ホテル

既にインカムや構内PHSを導入しているホテルや旅館は、上述した使用期限までに代替えを検討しなければなりません。
新規でスタッフ間の連絡手段を探している購買担当者は、従来の業務用無線機や特小と呼ばれるインカムだけではなく、ここで紹介したBONX WORKのような、スマホによる次世代の連絡ツールをホテルに取り入れてみてはいかがでしょうか。