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あきた創生マネジメント

介護業界におけるICTの活用で事務と現場の音声コミュニケーションを構築 | あきた創生マネジメント様

Case study

あきた創生マネジメントは秋田県で介護人材のマネジメントと介護施設運営を展開する企業です。
“ひとづくり”をテーマにICTを活用した働き方改革を目指し、総合的アプローチで持続可能な介護事業にする伴走型コンサルティングを行っています。
あきた創生マネジメントが運営するショートステイ輪では以前よりLINE WORKSのテキストメッセージで情報を共有していましたが、コミュニケーションの活性化を目的に機能連携が可能なスマホインカムBONX WORKを導入。現在はLINE WORKSテキストとBONX WORKの音声を組み合わせることで効率的かつスムーズなオペレーションを実現しています。
LINE WORKSとBONX WORKの機能連携の事例をもとにICT導入後の成果についてお話しいただきました。

ショートステイ輪の皆様にお話をお伺いしました。インタビューに回答していただくのはあきた創生マネジメント代表取締役阿波野様、総括責任者 伊藤様、現場スタッフ 板倉様の3名です。

ワンチームで働き方改革と利用者の負担軽減に取り組む

業務内容や事業理念についてお聞かせください
伊藤様 – スタッフは総勢30人ほどで外国人スタッフが2割程度、若手スタッフを中心に稼働しています。介護業種は短期入所生活介護(ショートステイ)です。満床で31名の利用者の受け入れを可能としています。
介護現場ではワンチームを基本理念に掲げ、スタッフの働きやすい環境への改善と利用者の負担軽減を目指してきました。事業の方針としてICTを活用した介護業界全体の働き方改革を推進しており、多様な人材の参入と育成に力を入れています。

持ち場を離れなくてはいけない口頭でのやりとりに課題

BONX WORK導入以前にはどのような課題がありましたか?

伊藤様 導入以前は現場スタッフの間で連絡事項を口頭でやりとりしていたため持ち場を離れて伝えに行く必要がありました。
以前はLINE WORKSを使ってテキスト情報と電話でコミュニケーションをとっていましたが、介助中はスマートフォンをマナーモードにしていたり別の場所に置いていたりして現場スタッフが通知や電話に気づかないことも少なくありませんでした。持ち場を離れて人を探しに行かなければならず、利用者の情報共有も口頭ではすぐにできませんでした。利用者を待たせてしまうこともありチームのオペレーションに課題を感じていました。

より効率的かつスムーズに音声を活用したスタイリッシュなICT化

- BONX WORK導入のきっかけについてお聞かせください
​​阿波野様 ICT補助金を活用し現場の環境改善を図っていたところ、BONX WORKの介護現場の事例動画を見て興味を持ちました。
問い合わせてみると音声からテキストへ変換ができることやより効率的にスムーズにスタイリッシュにICT化を進められることを知り、これからの介護業界において必要性の高い最新ツールだと感じソリューション導入を決めました。
補助金の対象となるため導入費用が抑えられる点も決め手の一つです。

LINE WORKSで情報を流しBONX WORKで受け取る

現場のスタッフ同士が音声で常時接続

LINE WORKSとBONX WORK の連携の流れを教えていただけますか
伊藤様 事務スタッフがLINE WORKSでテキスト情報を流し、現場スタッフがBONX WORK のテキスト読み上げ機能を使い、自動音声でLINE WORKSのテキスト内容を耳から受け取るという仕組みです。
事務所の方にご家族から面会の連絡があることが多いので、電話の内容を現場スタッフにLINE WORKSを使ってテキスト情報としてBONX WORKに流しています。何時に到着しますといった情報が事前に共有できているため利用者が到着した際すぐに対応できるようになりました。

事務方はPC/テキスト、現場スタッフはハンズフリー/音声でコミュニケーション

事務スタッフはなぜBONX WORKではなくLINE WORKSを利用しているのですか
伊藤様 事務所では隣に電話対応をしているスタッフがいた場合、音声で呼びかけてしまうと声が被ってしまいますのでBONX WORKではなく、あえてLINE WORKSのテキスト読み上げ機能を使って現場に指示を出しています。
また病院など公共の場でも音声での通信は周りの目がありますので、LINE WORKSで文章を流しBONX WORKで現場へ指示出しをしています。

ケアコラボの情報をテキスト読み上げ機能で全体共有

情報源についてお聞かせください
伊藤様 利用者の個人情報を管理しているケアコラボを主な情報源として利用者の特徴であったり送迎時、通院時、入退所、面会時間の情報共有のやりとりを行っています。デスクワークの事務スタッフがケアコラボの情報をLINE WORKSにコピー&ペーストしてBONX WORKに送信するだけで画面を見れない現場スタッフにテキスト情報を共有できるので便利です。ファイルからですと一旦打ち込みになりますがケアコラボの情報をそのままLINE WORKSに入力してBONX WORKの現場スタッフに音声で届けています。
また現場スタッフからの質問もたくさんきます。利用者の麻痺側の確認や禁忌食などの確認です。
そういった場合も繰り返し確認できるようにテキストで送っています。

欲しい情報を欲しい時に、常時接続でタイムリーな情報共有が実現

スマホインカムBONX WORK導入後の介護現場の変化

導入以前はどのような手段で情報を共有していましたか
伊藤様 以前はホワイトボードに伝達事項を書いて現場スタッフがそれぞれ確認していました。
今まではご家族が施設のインターホンを鳴らしてから車椅子の準備を始めていましたが、今では事前に情報があるので到着前に車椅子や歩行器などの準備をしています。
また利用者様の特徴を押さえたケアの方法も、事務方がLINE WORKSの情報を送り現場スタッフがBONX WORKで受け取っています。事務方がテキストで流して現場スタッフが音声を受け取る形がほとんどです。
また、お薬の情報や耳の麻痺など身体の特徴は忘れないよう気を付けなくてはなりません。特に新規の利用者に関してはテキスト情報をもとに実際に目で拝見して特徴を確認する際にも利用しています。
入浴中も利用者ごとの対応の仕方があるのですが、風呂場からは離れることができません。そういう時はナースコールでスタッフを呼んで確認していました。
以前のように現場スタッフが利用者の記録を振り返るために持ち場から離れてファイルを確認しに行く必要もなく、欲しい情報が欲しい時に手に入るので便利です。それぞれのスタッフが自分の持ち場に集中できるため利用者を待たせることがなくなりました。
これまで個々で利用者の情報を確認していましたが、それができるスタッフもいれば苦手なスタッフもいますのでBONX WORKを通じて全員が周知できるようになったことは大きな変化です。

気軽に質問できる音声によるコミュニケーションが実現


音声やりとりではどういった内容を事務スタッフに確認していますか
板倉様 「病院から施設へ戻る際に準備しておいてください」「送迎から施設へ戻る際に車椅子の準備をお願いします」などの指示出しから、利用者さんが飲めないもの、食べられないもの、どう言う症状が出やすいのかといった内容を事務所に確認しています。
事務と現場の緻密な連携がLINE WORKSとBONX WORKを併用することで実現しました。

BONX WORKの自動音声を受け取る側の違和感

メッセージ読み上げ機能の自動音声に違和感は感じませんか
板倉様 BONX WORKの読み上げ機能は機械的な自動音声なので、初めは違和感を感じましたが次第に慣れてくるので今は違和感を感じません。
機械音に対しても「はい」と返事していますね。人であろうが機械であろうが返事をしています。

LINE WORKSとBONX WORKを併用するメリット

介助中の現場スタッフとのハンズフリー通話が可能

事務方の視点でBONX WORK導入のメリットをお聞かせください
伊藤様 LINE WORKSのみ利用していましたが電話やテキストメッセージを確認してくれなくては伝わらないというデメリットがありました。
利用者の通院の付き添いの際には病院の方から携帯で会社の方へ電話して事務所のスタッフが現場の方へ伝えに行っていましたが、BONX WORKの読み上げ機能は直接耳に情報を入れることができるので便利です。また運転中にもハンズフリー通話ができるようになったため、戻る時間に合わせて施設側が準備を整えられるようになりました。

利用者を支援しながらスタッフ全員に情報共有ができる

BONX WORK導入で現場の環境はどのように変化しましたか
板倉様 全く業務中に使っていないわけではないけれど、スマートフォンに固執しないように注意していたんです。
一方でBONX WORKならボタンひとつで全員に情報共有できるので利用者さんを支援しながら使えていいなって。
例えば入浴中はスマートフォンを別の場所に置いているので電話にはでられずテキストメッセージも開けません。その点BONX WORKは耳に装着しているだけで情報が伝わってくるので便利です。着けているのも忘れるくらい。
BONX WORKを導入してからは事務スタッフと連携できるようになりましたが、以前は現場のスタッフ間で「ご飯お願いします」などといった情報を共有していました。
利用者の通院の付き添いでは医師から言われた言葉を音声ですぐに共有できるので伝え忘れることもありません。スマートフォンを開く時間が削減できたことはもちろん、文章だけでは伝わらないニュアンスが言葉では伝わるので余計な気を遣うこともなくなりました。チーム全体のコミュニケーションが向上したと思います。

ICT導入の事例をもとに介護業界全体へ還元を目指す

今後のあきた創生様の展望について教えてください
阿波野様 ある程度ICTを活用していますが実際にはまだまだ足りない部分やどんどん進化していってる部分があると思います。BONX WORKのインカムはじめ、ケアコラボを導入しましたが今後は音声入力できるような形も検討しています。AIを使った議事録アプリを使っていきながらICTを広めていってなおかつ運用できるようにスタッフとも協力していく見通しです。
私たちの事例をもとに介護業界全体に還元できればと思います。私たちの歩みが皆さんにとっての価値に繋がっていると思います。

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